Elektroniczne poświadczenie dokumentów

Wnioski do Krajowego Rejestru Sądowego i oferty w przetargach publicznych składa się dziś przez internet. Kłopot zaczyna się wtedy, gdy potrzebny dokument istnieje tylko na papierze. Notariusz może sporządzić jego elektroniczną kopię i poświadczyć jej zgodność z oryginałem kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 97 § 2 Prawa o notariacie). Taki plik można złożyć tam, gdzie przepisy dopuszczają poświadczony odpis zamiast oryginału – między innymi w KRS i w zamówieniach publicznych.

Czym jest elektroniczna kopia dokumentu poświadczona przez notariusza

Poświadczenie zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem to jedna z czynności notarialnych (art. 96 pkt 2 Prawa o notariacie). Każde poświadczenie zawiera datę i miejsce sporządzenia oraz oznaczenie kancelarii (art. 97 § 1), a poświadczenie elektroniczne notariusz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 97 § 2). Czynność notarialna dokonana zgodnie z prawem ma charakter dokumentu urzędowego (art. 2 § 2).

Jeżeli okazany dokument ma cechy szczególne – dopiski, poprawki, uszkodzenia – notariusz odnotowuje to w poświadczeniu (art. 98).

• Zwykły skan może wykonać każdy, ale sam skan nie potwierdza, że kopia odpowiada oryginałowi. Sąd lub urząd może zażądać oryginału.
• Kopia elektronicznie poświadczona przez notariusza to plik z kwalifikowanym podpisem notariusza, który potwierdza zgodność kopii z okazanym dokumentem. Oryginał zostaje u właściciela.

Kiedy przydaje się elektronicznie poświadczona kopia

Wniosek do KRS przez Portal Rejestrów Sądowych

Dokumenty stanowiące podstawę wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego albo składane do akt rejestrowych składa się w oryginałach albo w poświadczonych urzędowo odpisach lub wyciągach (art. 694⁴ § 1 Kodeksu postępowania cywilnego). Gdy wniosek składa się przez internet – w Portalu Rejestrów Sądowych – a dokument został sporządzony na papierze, do wniosku dołącza się (art. 694⁴ § 2² KPC):

• odpis elektronicznie poświadczony przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika będącego adwokatem lub radcą prawnym, albo
• elektroniczną kopię dokumentu, czyli zwykły skan – wtedy jednak oryginał albo urzędowo poświadczony odpis trzeba przesłać do sądu rejestrowego w terminie 3 dni od złożenia pisma (art. 694⁴ § 2³ KPC).

Odpis poświadczony elektronicznie przez notariusza pozwala więc złożyć wniosek w całości przez internet i zachować oryginał. Dotyczy to na przykład umowy sprzedaży udziałów z podpisami notarialnie poświadczonymi, papierowych uchwał wspólników, oświadczeń członków zarządu czy pełnomocnictw. Jeżeli spółkę reprezentuje adwokat lub radca prawny, może on poświadczyć odpisy samodzielnie.

Inaczej jest z aktami notarialnymi. Gdy akt zawiera dane będące podstawą wpisu do rejestru przedsiębiorców KRS – na przykład umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – notariusz sam umieszcza jego elektroniczny wypis w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (art. 92a § 2 Prawa o notariacie). We wniosku do KRS podaje się numer tego wypisu w Repozytorium (art. 92 § 11).

Przetargi i zamówienia publiczne

W postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego dokumenty przekazuje się elektronicznie. Jeżeli dokument został wystawiony na papierze, przekazuje się jego cyfrowe odwzorowanie, czyli elektroniczną kopię, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym poświadczającym zgodność z dokumentem papierowym. W postępowaniach o wartości poniżej progów unijnych wystarczy także podpis zaufany lub podpis osobisty (§ 6 ust. 2 i § 7 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2020 r.).

Zgodność poświadcza co do zasady sam wykonawca, a przy pełnomocnictwie – mocodawca. Poświadczenia może jednak dokonać również notariusz (§ 6 ust. 4 i § 7 ust. 4 rozporządzenia). To wygodne rozwiązanie, gdy osoba uprawniona nie ma podpisu elektronicznego albo nie może poświadczyć kopii na czas, na przykład przebywa za granicą.

Wymagania co do formy dokumentów w konkretnym postępowaniu opisuje specyfikacja warunków zamówienia (SWZ). Warto mieć ją pod ręką przy umawianiu wizyty.

Sąd i inne postępowania

W postępowaniu cywilnym strona może zamiast oryginału złożyć odpis dokumentu, którego zgodność z oryginałem poświadczył notariusz (art. 129 § 2 KPC). O tym, czy w konkretnej sprawie wystarczy forma elektroniczna i w jakim formacie, decydują przepisy danego postępowania oraz wymagania systemu, przez który składa się pismo. Przed wizytą dobrze ustalić to z sądem, urzędem lub pełnomocnikiem.

Jak wygląda elektroniczne poświadczenie w kancelarii

1. Okazanie oryginału. Notariusz poświadcza zgodność kopii z dokumentem, który został mu okazany, dlatego oryginał trzeba przynieść do kancelarii. Skan przesłany e-mailem nie wystarczy.
2. Kopia elektroniczna. Dokument jest skanowany, a notariusz porównuje kopię z oryginałem.
3. Poświadczenie i podpis. Notariusz dodaje poświadczenie z datą, miejscem i oznaczeniem kancelarii, a następnie opatruje je kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
4. Odbiór pliku. Oryginał wraca do właściciela, a gotowy plik przekazujemy w postaci elektronicznej – sposób przekazania ustalamy przy umawianiu wizyty.

Umawiając termin, warto podać liczbę stron dokumentu i miejsce, do którego trafi kopia (KRS, platforma przetargowa, sąd). Pozwoli to dobrać format pliku i podać koszt przed wizytą.

PDF czy XML – format elektronicznie poświadczonej kopii

Kwalifikowany podpis elektroniczny może być zapisany wewnątrz pliku PDF (format PAdES) albo w formacie XAdES – w pliku XML obejmującym dokument lub w osobnym pliku podpisu dołączonym do dokumentu. O wyborze decydują wymagania systemu lub instytucji, do której kopia trafi.

• Pliku nie należy zmieniać. Ingerencja w podpisany plik, nawet ponowne zapisanie go w innym programie, może sprawić, że podpis przestanie się weryfikować.
• Wydruk nie zastępuje pliku. Na wydruku nie ma podpisu elektronicznego, więc wydrukowana kopia nie jest już kopią poświadczoną. Gdy potrzebna jest wersja papierowa, notariusz sporządza tradycyjne poświadczenie.
• Przy podpisie w osobnym pliku przekazuje się dalej oba pliki: dokument i plik podpisu.
• Podpis można sprawdzić bezpłatnie w rządowej usłudze Podpisz dokument elektronicznie. Po dodaniu pliku usługa pokazuje, kto go podpisał; prawidłowy podpis ma status „Ważny”.

Ile kosztuje elektroniczne poświadczenie kopii

Maksymalna stawka taksy notarialnej za poświadczenie zgodności odpisu z okazanym dokumentem zależy od liczby stron (§ 13 pkt 2 rozporządzenia w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej, w brzmieniu obowiązującym od 5 listopada 2026 r.):

• 12 zł netto za każdą rozpoczętą stronę od 1 do 10,
• 10 zł netto za każdą rozpoczętą stronę od 11 do 20,
• 8 zł netto za każdą rozpoczętą stronę od 21.

Do taksy dolicza się 23% VAT. Przykład: przy dokumencie 5-stronicowym stawka maksymalna to 60 zł netto (73,80 zł z VAT), a przy 15-stronicowym – 170 zł netto (209,10 zł z VAT). Rozporządzenie nie różnicuje stawek dla poświadczenia papierowego i elektronicznego. Pozostałe opłaty opisujemy w cenniku.

Czego elektroniczne poświadczenie kopii nie zastąpi

• Poświadczenia podpisu. Przepis o formie elektronicznej dotyczy poświadczenia zgodności odpisu, wyciągu lub kopii (art. 97 § 2 Prawa o notariacie). Poświadczenie własnoręczności podpisu to odrębna czynność: podpis składa się w obecności notariusza albo uznaje przed nim za własnoręczny (art. 88).
• Oceny treści dokumentu. Notariusz stwierdza zgodność kopii z okazanym dokumentem (art. 98), a nie prawdziwość czy skuteczność jego treści.
• Wypisu aktu notarialnego. Wypis ma moc prawną oryginału (art. 109) i wydaje się go stronom aktu (art. 110 § 1). To inny dokument niż poświadczona kopia.

Najczęstsze pytania o elektroniczne kopie dokumentów

Czy wystarczy przesłać notariuszowi skan e-mailem?

Nie. Notariusz poświadcza zgodność kopii z okazanym dokumentem, więc musi zobaczyć oryginał. Skan można przesłać wcześniej pomocniczo – ułatwia to ustalenie liczby stron i kosztu.

Czy do KRS wystarczy zwykły skan bez poświadczenia?

Można dołączyć zwykłą elektroniczną kopię, ale wtedy oryginał albo urzędowo poświadczony odpis trzeba przesłać do sądu rejestrowego w terminie 3 dni od złożenia pisma (art. 694⁴ § 2³ KPC). Przy odpisie elektronicznie poświadczonym przez notariusza nie ma takiego obowiązku.

Czy elektronicznie poświadczoną kopię można wydrukować?

Można, ale wydruk nie ma podpisu elektronicznego i nie jest kopią poświadczoną. Do postępowań prowadzonych elektronicznie przekazuje się plik, a do spraw „papierowych” – tradycyjnie poświadczoną kopię.

Podstawa prawna

• Ustawa z 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie (Dz. U. z 2026 r. poz. 614): art. 2, 88, 92, 92a, 96–98, 109 i 110.
• Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2026 r. poz. 468): art. 129 i 694⁴.
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r. poz. 2452): § 6 i 7.
• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej (Dz. U. z 2024 r. poz. 1566 oraz z 2026 r. poz. 1370): § 13 pkt 2.

Informacje mają charakter ogólny i nie zastępują ustalenia wymagań w konkretnej sprawie.